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資產管理內部控制設計實務

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目前,業界對于資產管理內部控制設計概念還沒有統一的認識與定義。中天恒3C框架認為,資產管理內部控制設計,是在遵循國家和企業有關資產管理的法規制度的基礎上,以國家監管部門制定的內部控制基本規范及其相關應用指引為依據,結合企業的資產管理實際情況,用系統控制的技術和方法,構建企業自身資產管理內部控制體系的動態過程。簡單說,資產管理內部控制設計是資產管理內部控制建設的首要環節。
  《企業內部控制應用指引第8號——資產管理》(以下簡稱《8號應用指引》)第二條規定:“本指引所稱資產,是指企業擁有或控制的存貨、固定資產和無形資產。”筆者認為,從財務的角度講,資產項目不僅僅是指引中規定的三項內容,還包括貨幣資金、應收款項、金融資產、長期股權投資、在建工程等多項內容。
  資產管理內部控制設計基本流程
  資產是企業重要的經濟資源,也是企業從事生產經營活動并實現發展戰略的物質基礎。資產管理應貫穿于企業生產經營的全過程,即,通常所說的“實物流”管控。《企業內部控制基本規范》將合理保證資產安全作為內部控制目標之一,同時還單獨制定了《8號應用指引》,著重對存貨、固定資產和無形資產等資產提出了全面風險管控要求。中天恒3C框架認為,資產管理是內部控制體系中極為重要的一項內容,只有保護好企業資產的安全,充分發揮好資產的效能,才能保障企業健康、穩定和持續發展。
  不論企業的資產管理內部控制制度采取什么樣的形式制定,企業都應認真學習領會《企業內部控制基本規范》、《8號應用指引》等法律法規的精神實質和原則要求,并以此為起點構建和實施資產管理內部控制。
  資產管理內部控制設計是個復雜的系統工程,基本流程包括設計準備、設計實施、試行及完善等。中天恒認為,描述現狀、風險評估、設計控制是資產管理內部控制設計的三個關鍵方面。筆者認為,根據資產管理內部控制設計操作的需要,在基本流程的基礎上,還要有多層次具體流程,每個具體流程中需明確工作內容、方法、步驟以及相應的表單等,要突出資產管理內控設計的特色。
  描述現狀
  描述現狀,就是梳理資產管理方面的內部管理制度或相關文件,梳理資產管理活動現狀業務流程,編制資產管理內部管理制度或相關文件情況表、資產管理業務流程目錄、繪制資產管理業務流程圖等資產管理內部控制設計的基礎性工作。
  1、梳理描述制度文件。內部控制設計者必須認真梳理企業現行的資產管理方面的管理制度或文件,重點關注企業有無資產管理方面的相關制度,以及是否完善、是否執行;有無具體可控的操作文件或表單等。
  2、梳理描述現狀業務流程。內部控制設計者同時也要了解,資產管理現行的業務流程到底怎么樣,包括哪些環節,是否能有效控制資產管理風險,并要將企業資產管理方面的現狀業務流程用圖表的形式描繪出來。
  理論界對于資產管理業務流程怎么樣、包括哪些環節看法不一。筆者認為,可以從資產的分類入手,將資產管理業務流程劃分為簡單的存貨業務流程、固定資產業務流程,以及無形資產業務流程等。
  企業存貨業務基本流程包括存貨取得、驗收入庫、倉儲保管、領用發出、盤點清查、銷售處置等環節;固定資產業務流程包括固定資產取得、驗收移交、日常維護、更新改造和淘汰處置等環節;而無形資產業務流程包括無形資產的取得、驗收并落實權屬、自用或授權其他單位使用、安全防范、技術升級與更新換代、處置與轉移等環節。
  3、確定業務流程目錄。在梳理資產管理制度和業務流程現狀的基礎上,設計者根據內部控制設計的要求,編制資產管理業務流程目錄,繪制資產管理業務流程圖。
  本階段的工作成果是形成《資產管理內部管理制度或相關文件情況表》、《資產管理流程目錄》、《資產管理業務流程圖》等。

  風險評估
  資產管理風險評估的基本程序為:識別資產管理風險,并進行具體描述;分析資產管理風險,編制資產管理風險分析表;評價資產管理風險,編制資產管理風險評價表;確定資產管理風險應對策略,以及提出資產管理重大風險解決方案。實踐中,資產管理風險分析及評價是一起進行的。
  1、識別并描述風險。評估資產管理風險,首先要把資產管理具體風險識別出來,然后整理出整體層面的風險。按照《8號應用指引》的要求,在評估企業的資產管理風險時,內部控制設計人員至少應當關注下列風險:存貨積壓或短缺,可能導致流動資金占用過量、存貨價值貶損或生產中斷;固定資產更新改造不夠、使用效能低下、維護不當,產能過剩,可能導致企業缺乏競爭力、資產價值貶損、安全事故頻發或資源浪費;無形資產中缺乏核心技術、權屬不清、技術落后,存在重大技術安全隱患,可能導致企業法律糾紛、缺乏可持續發展能力。
  在資產管理內部控制構建與實施過程中,企業應根據企業內部控制應用指引中有關資產管理風險的提示,結合企業資產管理的實際情況,識別并具體描述資產管理方面存在的風險。資產管理具體風險描述因所識別的風險的不同而不同,將具體資產管理風險與資產管理流程結合是個比較好的做法。
  2、分析風險。資產管理理風險分析的內容很多,一般應從成因和結果兩個方面進行,并編制資產管理風險分析表。
  3、評價風險。資產管理風險評價應從可能性和影響程度兩個維度進行,根據評價結果進行風險排序、劃分風險等級,并編制資產管理風險評價表。
  4、選擇風險應對策略。資產管理風險應對是根據風險評價的結果,針對不同等級風險選擇資產管理風險應對策略的過程。不同等級的資產管理風險采取的應對策略不一樣,一般有規避、降低、轉移、接受等策略。不論選擇哪種策略來應對風險,都需要編制資產管理風險應對表。
  5、編制風險數據庫或風險圖譜。依據資產管理風險評估的結果編制資產管理層面的風險數據庫或繪制風險圖譜。資產管理層面數據庫的基本要素包括:業務流程、風險描述、風險分析、風險排序、應對策略、剩余風險等,也可以加上內部控制設計完成后控制措施、控制部門或崗位等。
  本階段設計工作成果是,形成《資產管理風險及其描述表》、《資產管理整體層面風險清單》、《資產管理風險分析表》、《資產管理風險評價表》、《資產管理風險應對策略表》、《資產管理風險解決方案》等。
  資產管理內部控制設計
  資產管理內部控制設計基本程序包括:確定資產管理關鍵控制點;明確資產管理控制目標;提出資產管理控制措施;設計資產管理控制證據;完善資產管理相關制度;繪制資產管理控制流程圖;編制資產管理控制矩陣。
  1、設計關鍵控制點。企業在構建與實施資產管理內部控制過程中,要針對資產管理風險評估的結果,確定資產管理的一般控制點和關鍵控制點,并編制資產管理控制要點表。一般來說,資產管理的關鍵控制點至少應當包括資產取得、驗收、領用、清查、處置等環節。當然,并不是說,資產管理的關鍵控制點越多越好。
  2、設計控制目標。資產管理控制目標就是要保證資產管理合法、安全、有效、可靠,從而有效控制可能發生的存貨積壓或短缺,可能導致流動資金占用過量、存貨價值貶損或生產中斷;固定資產更新改造不夠、使用效能低下、維護不當,產能過剩,可能導致企業缺乏競爭力、資產價值貶損、安全事故頻發或資源浪費;無形資產缺乏核心技術、權屬不清、技術落后,存在重大技術安全隱患,可能導致企業法律糾紛、缺乏可持續發展能力等方面的風險。在實際工作中,資產管理內部控制目標應根據識別出來的資產管理可能存在的具體風險來設計,不能固定化、模式化。
  3、設計控制措施。企業在構建與實施資產管理內部控制過程中,要強化對資產管理控制點尤其是關鍵控制點的風險控制,并采取相應的控制措施。資產管理控制措施要與資產管理相融合,嵌入到資產管理流程當中。
  4、保存設計控制證據。為了資產管理制度能夠有效實施,需要制定必要的表單,為資產管理過程留下控制證據。資產管理相關表單很多,包括資產購置申請書、資產采購計劃、采購通知單、資產采購合同、資產驗收單、轉置憑證、資產退出申請書、資產退出呈批單、資產調撥單或報廢單、資產明細賬和總賬等。
  5、優化控制制度。資產管理控制制度不是獨立建立一套新的制度,而是將內部控制思想嵌入到資產管理制度中去。資產管理制度應制定多少個、內容包括哪些,都會因企業的不同而不同。從務實的角度來看,可以制定統一的資產管理理制度,內容至少應明確請購、審批、購買、驗收、付款等環節的職責和審批權限。
  6、繪制控制流程圖。中天恒3C框架認為,繪制資產管理控制流程圖要根據資產管理流程、風險點、控制點及其相關的控制措施,結合具體單位的實際情況來繪制。特別要強調的是,應把資產管理內部控制流程和資產管理流程整合在一起,并在圖上標示風險點和控制點。
  7、編制控制矩陣。資產管理控制矩陣是對資產管理流程圖中風險點、控制措施和控制證據等的詳細說明與描述,是資產管理內部控制設計結果的集中體現,也是企業內部控制管理手冊的重要組成部分。
  本階段設計工作成果是,形成《資產管理內部控制控制要點及關鍵控制表》、《資產管理內部控制目標表》、《資產管理內部控制措施表》、《資產管理控制證據表》、《資產管理制度完善建議表》、《資產管理控制流程圖》、《資產管理控制矩陣》等。



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