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經驗 | 今天我來當財務主管,我是這么做的!

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第一回合

  在談這個問題前,我想說明的是,我所談的是財務人員配置在2-5人左右的小企業。由于公司不是很大,可能不同公司在職務的稱呼上有叫財務主管、財務部長、財務經理之類。但做為財務主管要具備的能力,在公司中所扮演的角色,可能是基本相同的。不過財務人員配置多一些的企業,也可做為做參考。有不對的地方,請見諒。

  假如今天你開始做財務主管,你要打算如何做?今天開始做財務主管理會計人員可能有幾種情況,也許你之前是從普通會計人員一步步做起,公司提升你做財務人員,也許你是新應聘到一家公司第一次做財務主管。也許你原先在其他公司就做過財務主管,但目前此公司的財務主管要負責的內容比你之前公司負責的內容多不少。那么如果你屬于以上提到的這幾種情況你如何做呢?

  假如你原先在就在這家公司做,你是從普通會計人員一步步的做起,因為公司的前任主管離職,公司直接提升你做財務主管。如果你屬于這種情況。我有幾點建議你可參考一下。興許對你接下來的財務主管工作有一定幫助。

  首先,要肯定的是你在某此業務方面,應不在會存很大問題。因為你就是在這家公司一步步做起來的。公司可能對于你來說,再熟悉不過了。所以在業務處理上你,你可能比假如招一個新人來,更能較快的進入角色,這是你是優勢。但同時要注意的幾點是,由于此類人員在從基層一步步做起,沒有做過管理工作,一開始很容易出現以下幾點問題:

  (1)由于你對財務的角色不能很好的轉變,對工作的安排了不能做到合理,好多工作,本來可以由人安排給其他人做的工作,但你總認為其他人做到不如你好,不如你快。干脆好多工作你包了。從而出現了,你天天忙的暈頭轉向,但工作總是做的不好。老板及其他部門總是投訴不斷。弄的身心疲備。

  (2)但有的人可能又會犯另外一種相反的情況,什么事情,都交代給下屬去做,什么事都不過問,公司財務管理處理失控的狀態。

  這兩種截然相反的情況,是此類財務主管特別易出現的問題。那么面對此種問題,如何做?

  我想談一下,我的幾點建議,僅供參考。對于從基層一步步做起的財務主管人員,在開始擔任財務主管時,你要明白財務主管的角色所承擔的責任與普通會計人員的區別。由于你之前屬于普通會計人員,不負責管理角色。現在你是財務主管,你的工作內容,與之前的工作很大區別就是管理方面。這就需要我們的會計人員需要盡快從角色上轉變過來。

  財務主管,就是要管理。你不去管理,一心忙業務;但你放手一點不管,更談不上管理。

  這時我們的財務主管要分析一下,你現在的工作職責是怎樣的?哪些工作是你必須要親自去做的,哪些可以交代其他人去做的,列張明細表出來.同時對財務部門人員工作內容進行梳理一下,看一下工作內容合不合理,也許你之前做普通會計人員時,不會太關注這方面的內容,這時不同,你一定要關注.這樣才能避免財務部內部不必要的矛盾。不至于接下來你在安排新工作內容時,別人提出抵觸意見,有可能就是你對別人的工作內容了解不夠,工作量安排不均。那時你工作就難做了,如果你業務強,可能你會親自去做,但你能每次都這樣做下去嗎?財務主管,并不是你做的多,公司就認為你財務主管做的一定好。未必。

  由于財務工作的性質決定,財務主管除了學會管理財務部門,合理安排財務部門工作,學會財務部門內部溝通技巧外,你還要承擔其他工作。你要負責代表財務部門與其他部門進行相關問題的溝通協調。積極與老板溝通。如果你每天都忙于業務處理,你想,你還有時間想其他管理上的問題?想如何更好的安排工作?想如何改進公司財務管理問題嗎?答案是否定的。但你如把所有工作都放任其他人去做,不管不問。就成失去了監控。

第二回合

  loveliness: 今天如果你是做為一名從普通會計人員做起的財務主管。要認識到這么一點,每個崗位都有每個崗位的職責。但實際中有的企業財務不多,就兩個人(一個會計,一個出納),老板還給你掛一個名號叫財務主管、財務經理,更甚者美其名曰“財務總監“。這樣的情況所謂主管人員基本上是普通會計人員而已,管理其實涉及的較少。

  loveliness: 我們這里所談的是指一般主管手下有二三個真正會計人員,或更多一些的情況。由于你做為財務主管,如果你是從普通會計人員做起的,那么當你做任財務主管后,可能你原先的工作就會分給其他會計人員去做了,你現在工作職責很大一部分是復核其他會計的工作、監控、溝通、協調。你做為從本公司普通會計人員做起的一名財務主管,當你脫離了一部分業務后,你就要考慮如何監控。因為此時,有些工作不再是你親自做的。其他會計人員做的效果如何,你要考慮監督、復核的方法,你同時還可能承擔著諸如部門的管理、工作的安排、成本的管理、成本核算的優化、費用控制、財務員工培訓、其他內控工作,可能還有老板臨時交代的工作。但在這之前這些工作你都不用管的,你不會或不知道有你的上司扛著。但現在不同了,這些工作你要來做。當然你的首要任務還是要保證財務數據及時性、準確性。這是你的基本工作,要做好這工作,就是要多考慮設置復核、監督的方法。

  在談這類方法前,我要首先問各位財務主管,你清不清楚以下幾個問題:(不需要你能說的精確到小數點后幾位,你說一個大概就可以)

  (1) 你公司的資產總額大概是多少?

  (2) 你公司的每月的存貨額大概在什么樣的水平?

  (3) 你公司的應收、應付賬款余額大概在什么樣的水平?

  (4) 你公司的固定資產總額大概在多少?

  (5) 你公司經營費用水平大概在多少?

  (6) 你公司的毛利水平大概大多少?

  (7) 你公司每月的材料消耗大約在多少?

  (8) 你公司每月的工資大約在多少?

  (9) 你公司的存貨周轉天數、應收賬款的周轉天數?

  (10)你公司成本結構是怎樣的?

  (11) 等等。

  loveliness: 我上面提到的這幾個問題,不是說你做為財務主管一定要記的多么準確,你只需要知道一個大概數,諸如多少萬。不過如果真的是要回答這幾個問題,有的財務主管一下子還未畢答得上來。為什么要問這種問題呢,因為你做財務主管,不是所有事情你都有時間親自去做。那么你就要熟知公司的一些重點指標數據。你要有一個大概的數字,而不至于你的下屬作出的財務報表數據或提供的其他報表數據已出現嚴重錯誤,你都還沒有發現。

  因為當工作不是你親自做時,有些事情你未畢比你的下屬清楚。但如果你能對你公司的這類重點指標,有一個整體的把控的話,再結合你其他復核、控制程序。就能對公司的財務數據有一個基本的把控。另一方面,做為主管,你掌握的這些指標數據,也是你快速復核你下屬工作的一個數據基礎。也是應對老板突然提出的問題的數據源。因為作為主管可能會遇到這種情況。一天你的老板讓你一同會見一位客人。會見期間老板可能突然向你發問——哎,**主管,我們公司現在存貨額有多少?我們公司存貨周轉天數有多少?等等。

  要知道雖然你每月都交了報表給老板,不一定每一家公司老板他都懂的看且都會看的。如果這時你回答,我要查一下報表,或再查一下賬。你不覺的你這個主管做的有點欠缺?

  loveliness: 所以當你從一名普通會計人員轉為財務主管時,你一定要明白你的角色。這種情況好比一個公司招了一名車間主任,如果這名車間主任天天不對車間管理,而是像普工一樣,親自上生產線幫忙趕工。你認為合理嗎?車間主任是老板招來是管理車間的,而不是來像普工一樣干活的。如果那樣老板不如多招幾名普工,可能做的比這位車間主任還多,還快。工資還沒有車間主任高。道理就是這樣。

第三回合

  前面我們提到了財務主管需要及時轉變角色,另外一方面要對你所管轄的工作要有一個很好的把控。今天我們接著后一點繼續談一下我的一點看法。前一段時間,我發過一篇關于《你憑什么保證你的財務報表》的文章,其實我要表達的意思,就是對一般財務人員工作質量的控制要求。前面我們也提到了,做為財務主管你要對公司整理管理指標要有一個較好把控,比如公司資產總額是多少,存貨一般余額是多少,周轉期是多少等等。做為我們財務主管,對你的下屬工作復核檢查當然必要,但另外一方面,我們要改變一種方式。下面財務人員經常犯的一些錯誤,我們做為財務主管人員不但自已知道,如何去把他們檢查出來,而且你要學會總結,把你檢查出他們出現問題的方法,要讓下面會計人員也要了解,不但了解,你還要反復指導他們,培訓他們,讓他們形成一種意識,慢慢常犯的一些錯誤,也就成了會計人員自我工作檢查目標,錯誤也會慢慢減少。不然,每次總是你自已查出問題,直接告訴會計人員去解決,但有時有些財務人員并不會去想,你是如何查出來的問題,當你總結了,形成表格化的檢查項目上,給到會計人員,要求在出具報表或工作時,自我檢查,同時再配合你的復核,相信慢慢會計也會慢慢變的專業,你的工作也會慢慢變輕松,難道不是嗎?

  做為財務主管人員一定,在指出錯誤時,告訴會計為什么你能看到,會計人員不能看到,你是用什么方法。這一點非常重要,從之前我自已的工作經驗來看,有些問題基本上不會連續出現三個月。會計人員會很自覺的檢查關鍵點。開始時,可能認為稍麻煩些,一旦成為習慣,就像你出報表時,一定要看左右是否平衡類這種事情一樣。

  一點建議,不對之處,敬請原諒!

總結

  做為一般財務主管或經理,我們的工作中可能不能少的一項就是每月審核憑證。關于這個事情我想談一下我本人的看法。

  以前我見過某公司財務經理,一邊審憑證一邊打電話給會計,喂,那個誰啊,改一下多少多少號憑證。十分鐘后,喂,那個誰啊,改一下多少多少號憑證。三分鐘后,喂,那個誰啊,改一下多少多少號憑證。憑證審核的那幾天,會計可以一上午收到這位經理十幾個電話,上午剛上班時的好心情,被扯的煙消云散。心里只想著下一個電話,是吩咐何事。

  我想現實中這樣的財務主管或經理肯定是有的,大家可以想一下,你是否遇到過類似事情。大家可以換位思考一下,如果一上午或一天,你不停的接到的類似電話,你的工作會如何?當然了,有的朋友可能會說,說明這位會計沒有做好賬。其實有時,并不一定是這樣,可能這家公司本來管理就規范,沒有明確制度,財務入賬按自已理解加經理把控。特別是在費用科目確定模糊的情況下,也會出這樣問題。另外經理人員,本身業務不強,也會出現這種問題。

  如果你正有這種情況,我建議,你不妨做個憑證審核表。在憑證審核期間的發現的問題,記錄下來給到會計一塊處理。同時問題記錄留檔,做為平時培訓的教材。慢慢問題會少了許多,你輕松會計也輕松,不致于大家都煩。


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